Generelles zu Ordnern

Es gibt keine universelle Struktur für Ordner.
Je nach Aufgabenstellung oder Projekt muss man sich eine sinnvolle Ordnerstruktur erarbeiten.

• Was ist das übergreifende Thema des Ordners? Projektordner, Infosammlung, Personal etc.
• Welche Arten von Dokumenten können in diesem Rahmen auftauchen? Besprechungsnotizen, Angebote, Skizzen usw.

Ordner sollten nicht mehr als 7 - 10 Register haben.

Braucht man mehr Register, so muss ein Hauptordner angelegt werden, dessen Register wieder auf Unterordner verweisen.

• Aktuelle Dokumente liegen auf den älteren Dokumenten im Register
• Oft gebrauchte Themen (Register) kommen nach oben
• Die Register werden mit
  00 - ToDo-Liste, Projektplan, Übersicht
  01 -
  02 -
  03 -
  ....
  09 -
  beschriftet.
• Nicht mehr gebrauchte Ordner kommen ins Archiv
• Nicht mehr gebrauchte Informationen, Blätter werden weggeworfen.
• kein Unterordner soll so heißen, wie der Oberordner
• Das Datumsformat soll konsisten angewandt werden.
  Immer: yyyy-mm-dd  (Bsp.: 2012-11-07)
• Ordner wie „Sonstiges“, „Diverses“ oder „Allgemein“ gibt es nicht, sie sind Verlegenheitslösungen, verleiten zu Bequemlichkeit und führen zur Verwirrung

Archivordner bekommen immer ein Datum:

...

Archiv

|- 2012-11-07

|- 2010-05-05

Verfallsdatum

Auf den Ordnerdeckel oder in der Ordnerbezeichnung kann / sollte man ein Verfallsdatum angeben, ab wann der Ordner weggeschmissen / gelöscht werden kann; soweit ein solches Datum festlegbar ist.

Elektronische Ordner werden gleich benannt, wie die Papierordner.

00 - ToDo-Liste, Projektplan, Übersicht (vgl. Arbeitsplanung)

01 - .....

011 - ...

02 - ...

021 - ...

• Niemals stehen einzelne Dateien neben Ordnern, wenn es sein muss wird für eine einzelne Datei ein eigener Ordner angelegt.