Jedes Dokument erhält eine Fußzeile.

Die Fußzeile enthält:

Dateiname - Name des Erstellers - Datum der Ersterstellung - Aktuelles Speicherdatum  - Seitenzahl / Gesamtseitenzahl

Kein Dokument wird ohne Datum geführt; Datum der Erstellung.
Dies gilt für rein auf Papier erstellte Dokumente genauso, wie für elektronisch Erstellte Dokumente.

Man sollte möglichst viele Papierdokumente einscannen und elektronisch verwalten.