Funktionsdesgin wurde von Prof. Jürgen Muthig und Prof. Robert Schäflein-Armbruster entwickelt, zu der Zeit, als beide in Tübingen arbeiteten.

Geboren wurde das Funktionsdesign (registrierte Marke) aus der
Sprechakt-Theorie.

Alles was ausgesprochen (oder niedergeschrieben) wird, hat im Moment der Kommunikation (das Gegenüber empfängt / liest die Nachricht) ein bestimmte Wirkung / Funktion.

Es kann als Handlungsaufforderung, Feststellung, Vorwurf, Schuldeingeständnis, Entschuldigung usw. wahrgenommen werden.

Funktiondesign hilft nun dabei eine Nachricht so zu gestalten (design), dass die Funktion der Nachricht, die ist, die beabsichtigt wurde.

Beispiel: Strikte Handlungsvorgabe im imperativischen Infinitiv.

Immer Gashahn schließen!

Da eine Dokumentation (auch eine technische Dokumentation) sprachlich immer als Monolog eines "Sprechers" zu seinen "Empfängern" verstanden werden muss, wird hieraus klar, wie wichtig es ist, dass jede Aussage ("Sprechakt") in diesem Monolog (Dokumentation) eindeutig, ja sogar eineindeutig gestaltet werden muss, damit der Empfänger die Nachricht richtig versteht - denn Nachfragen geht nicht.